Nézzük meg, hogy hogyan készítsünk KPI-ket
Kövesd az alábbi lépéseket a fő teljesítménymutatók kiválasztásához és alkalmazásához:
- Határozd meg a végső célt
Készíts világos elképzelést arról, hogy mit szeretnél elérni. Legyen ez a cél egyszerű és egyértelmű. A KPI-nek kapcsolódnia kell egy kulcsfontosságú üzleti célhoz. Világos jövőkép nélkül azt kockáztatod, hogy olyasmi felé dolgozol, ami végső soron időt, energiát, pénzt és erőforrásokat pazarol. - Tegyél fel kulcsfontosságú teljesítménykérdéseket (KPQ-kat)
Fontolja meg a KPQ-k vagy olyan kérdések kidolgozását, amelyek meghatározzák, hogy elérted-e a célt. A KPQ-k készítése során próbáld meg elkerülni az olyan egyszerű igen vagy nem kérdéseket, mint például: „Elértem az értékesítési kvótát?” Ehelyett tegyél fel nyílt végű, elgondolkodtató kérdéseket, például: „Hogyan tudnám jobban piacra dobni a termékportfóliómat?” A KPQ-kra adott válaszok jó információkat nyújtanak hasznos KPI-k létrehozásához.
Milyen eredményt szeretnék elérni?
Miért fontos ez az eredmény?
Hogyan határozhatom meg a fejlődést?
Hogyan befolyásolhatom az eredményt?
Honnan tudhatom, hogy elértem a végső célt?
- Határozd meg, milyen információkkal rendelkezel már
Mielőtt mérőszámokat rendelnél hozzá a KPQ-khoz, ellenőrizd, hogy egy másik részleg vagy vezető gyűjti-e már ezeket az információkat. Ha igen, egyszerűen módosíthatod az egyenletet, és alkalmazhatod az üzleti stratégiában. A meglévő adatok összegyűjtése segít a KPI reális céljának meghatározásában. - Gyűjts alátámasztó adatokat
Szánj időt a további információk összegyűjtésére a KPI létrehozásához. A céltól függően ezek az információk lehetnek iparági trendek, demográfiai adatok, forgalmi átlagok, e-mailek teljesítménye, konverziós arányok vagy versenytársak elemzése. Használd ezt az információt a fő teljesítménymutatók tájékoztatására.
Kerüld el, hogy egyszerűen ugyanazokat a KPI-ket mérd, mint a versenytársaid. Minden vállalkozás egyedi, és ami az egyik cégnél működik, az nem biztos, hogy a másiknál működik. Szánj időt arra, hogy egyértelműen meghatározd, milyen mérőszámok válnak előnyösebbé vállalatod erősségei, gyengeségei, lehetőségei és veszélyei alapján.
- Határoz meg, milyen gyakran méred az egyes KPI-ket
Ezután határozz meg egy jó ütemet a KPI felé történő előrehaladás ellenőrzéséhez. A legjobb, ha előre meghatározod, hogyan és mikor végezz mérést, beleértve azt is, hogy melyik eszközt használod az adatok előzetes lekéréséhez.
Ne felejtsd el, hogy a KPI-k változhatnak, és a legtöbb esetben változniuk kell, és frissíteni kell őket. Ahogy a vállalkozások fejlődnek, fontos, hogy a KPI-ket felülvizsgáld és igazítsd a változásokhoz. Rendszeresen figyeld a KPI állapotát, hogy megbizonyosodj arról, hogy továbbra is hasznos-e, és nyomon követheted a kívánt információkat.
- Tűzz ki rövid és hosszú távú célokat a KPI-re
Ha például a KPI-d 2400 tagságot szeretne eladni a szolgáltatásnak egy év során, akkor a legjobb, ha rövid távú mérföldkövekre bontod. Ebben a forgatókönyvben rövid távú célokat tűzhetsz ki 200 új tagság eladására havonta. Ezután ezt az arányt használhatod annak meghatározására, hogy szükség van-e az elvárások vagy a stratégiák megváltoztatására.
Az, hogy nem sikerül elérni a célt, nem jelenti azt, hogy egy bizonyos KPI kiválasztása rossz döntés volt. Éppen ellenkezőleg, az összegyűjtött adatokat és a tanult információkat felhasználhatod a teljesítmény javítására a jövőben. Azáltal, hogy felismered a hiányosságait, akkor ennek megfelelően módosíthatod azokat. Ne feledd, a KPI-k célja, hogy segítsenek a vállalatoknak és magánszemélyeknek megalapozott üzleti döntéseket hozni, és az idő múlásával folyamatosan fejlődjenek.
- A KPI-kért való felelősség átruházása
A KPI fejlesztése és karbantartása során számos mozgató tényező van. Győződjön meg arról, hogy egyértelműen kijelölt személyeket vagy csapatokat adtál a feladatokhoz. A KPI-k értékelését, adatgyűjtését és értelmezését, nyomon követését és bemutatását mind figyelembe kell venni.
- Oszd meg a KPI-ket a megfelelő vezetéssel és az érdekelt felekkel
Hozzájáruljon szervezeted sikeréhez stratégiák, előrehaladás és eredmények kommunikálásával. Legyen átlátható, amikor megbeszéled, hogy mit és miért mér. Ez segíthet az alkalmazottaknak és az érdekelt feleknek abban, hogy úgy érezzék, befektetnek a célok érdekében.
A csapat minden tagjának tisztában kell lennie a célokkal, hogy dolgozhassanak azok felé, és szükség esetén visszajelzést adhassanak. A kulcsfontosságú teljesítménymutatók nem statikusak, és frissíteni kell őket, ahogy a szervezet igényei fejlődnek.
Mit kell szerepeltetni a KPI-jelentésben
Bár a jelentést úgy kell megírni, hogy megfeleljen a közönség igényeinek oly módon, hogy az megfelelően tükrözze céljait vagy projektjeit, van néhány kulcsfontosságú információ, amelyet hasznos lehet belefoglalni.
Íme néhány példa a kulcsfontosságú információkra, amelyeket belefoglalhatsz a KPI-jelentésébe:
Cél: Világosan határozd meg, hogy a KPI melyik célt értékeli.
Mutató: Add meg a mérési célokra használt számszerűsíthető, releváns és végrehajtható kulcsfontosságú teljesítménymutatót
Indoklás: Magyarázd el, miért választottad ezt a KPI-t, és hogyan járulnak hozzá a kapott adatok a vállalat sikeréhez.
Gyakoriság: Add meg, milyen gyakran mérted a fő teljesítménymutatót, és milyen gyakorisággal fogod újra megvizsgálni.
Forrás: Határozd meg, hol gyűjtötted az adatokat, és fontold meg egy képlet megosztását az adatok kiszámításához.
Vizuális elemek: Használj diagramot, táblázatot vagy grafikont a könnyebb megértés érdekében. Ha alkalmazható, hasonlítsd össze az azonos típusú korábbi vizualizációkkal, hogy nyomon kövesd az idő előrehaladását.
Megjegyzések: Ide röviden hozzáadhatsz bármilyen egyéb releváns információt vagy a kapott mérőszám értelmezését.
Mit gondolsz, menni fog? Segítséget is kérhetsz, keress minket itt